Out of office tips!

Vijf tips voor een werkvrije vakantie

De zomer is in volle gang en dat betekent voor veel mensen: lekker een week of  2, of misschien wel langer op vakantie. Maar in hoeverre kom je echt ontspannen terug als je toch nog even je werkmail refreshed als je op het strand ligt of voordat je het zwembad induikt? Hoe zorg je er nou voor dat je écht ongestoord kunt genieten van die welverdiende vakantie? Wij geven je vijf handige tips.

1.Out-of-officereply

Het ligt voor de hand dat je een duidelijke out-of-officereply instelt op je werkmail als je op vakantie gaat. Toch blijkt het hier vaak al mis te gaan. Het komt vaak voor dat er in deze mail toch benoemd wordt dat hij of zij 'beperkt' beschikbaar is deze periode of dat er een zakelijk telefoonnummer wordt vermeld. De lezer van deze mail krijgt dan toch de mogelijkheid om jou te storen terwijl je net aan je tweede Mojito zit. Dat wil je toch niet? 

Met een aantal eenvoudige verwijzingen weet de lezer van jouw out-of-officereply wat ze kan verwachten in jouw afwezigheidsperiode en bij wie ze moet zijn voor dringende zaken.

2. Breng collega’s op de hoogte en draag tijdig werkzaamheden over

Een goede voorbereiding is het halve werk en betekent in dit geval dus geen werk. Ten eerste is het belangrijk dat collega’s op de hoogte zijn van de periode waarin je afwezig bent en om jouw vaste werkzaamheden over te dragen. Hoewel het natuurlijk hartstikke handig is om in de digitale agenda van collega’s te kunnen kijken, kan jouw lege agenda bij collega’s de indruk wekken dat je in die weken voldoende ruimte hebt voor meetings en andere werkzaamheden. Blokkeer daarom vanaf het moment dat je zekerheid hebt over jouw vakantiedagen deze periode in je digitale agenda.

Bespreek daarnaast met directe collega’s dat zij contactpersoon zijn in het geval van dringende zaken. Om te voorkomen dat jouw tijdelijke vervanger niet op de hoogte is van lopende zaken, is het belangrijk om te bespreken welke zaken er momenteel nog precies lopen en welke dringende zaken je eventueel nog verwacht.

Tot slot is het belangrijk om jouw vaste taken geruime tijd voor je vakantie over te dragen aan collega’s. Het opstellen van een uitgebreid overdrachtsdocument zorgt ervoor dat alles ook tijdens jouw afwezigheid op rolletjes blijft lopen.

3. Probeer minder taken op je te nemen in de week voor de vakantie

Het gebeurt je vast wel eens dat werkzaamheden net wat meer tijd in beslag nemen dan je had verwacht. Nu wil je natuurlijk voorkomen dat de taken waarvoor jij verantwoordelijk bent niet op tijd af zijn. Door in de week voor je vakantie minder taken op je te nemen, zorg je ervoor dat je voldoende tijd hebt om je werkzaamheden voor je afwezigheid af te ronden.

4. Gun je werklaptop en werktelefoon ook vakantie

Handig toch, het checken van je werkmail op je telefoon? Reuze handig als je aan het werk bent, maar tijdens vakanties voornamelijk een extra verleiding om toch elke dag even je mailbox te bekijken. Gun je werktelefoon en werklaptop daarom ook een paar weekjes vrij en laat ze lekker thuis.

Ontvang je werkmail automatisch op je privételefoon? Zet dan de notificaties van de werkmail tijdens de vakantie uit. Door je werklaptop en werktelefoon simpelweg niet mee te nemen of uit te zetten kom je minder snel in de verleiding om met werk bezig te zijn. Wel zo gezellig voor je reisgezelschap, toch?

5. Bereikbaarheid noodzakelijk? Spreek vaste werkmomenten af

Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om gedurende de hele vakantie onbereikbaar te zijn voor je werk. Mocht dit bij jou het geval zijn, dan is het belangrijk om vooraf vaste werkmomenten af te spreken. Spreek bijvoorbeeld af dat je tijdens je vakantie op woensdag tussen 15 en 16 uur belangrijke mailtjes zult beantwoorden en eventueel telefonisch bereikbaar bent voor collega’s. Op deze manier zorg je ervoor dat niemand je op andere momenten hoeft te storen. Tevreden collega’s en een verder werkvrije vakantie.

Laat de vakantie maar beginnen!